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Si estás pensado en migrar al sistema de facturación electrónica o simplemente no estás contento con el servicio que contrataste, a continuación te dejamos 5 tips que debes tener en cuenta para que tu siguiente experiencia sea lo más satisfactoria posible.

Recordemos que hay muchos factores que influyen en el éxito de tu empresa, pero contar con los proveedores y aliados correctos, es vital para que tus esfuerzos se multipliquen, porque al final de cuentas, ahorras tiempo al depositar tu confianza en un servicio que sabes que estará ahí en caso de cualquier cosa, en el menor tiempo.

Veamos que debes tener en cuenta al momento de contratar un sistema de facturación electrónica

1.El proveedor ideal sólo existe en tu cabeza

¿En qué te fijas al momento de buscar proveedores? Esta pregunta es vital para escoger un buen servicio ya que es probable que si recién estás empezando, quieras el típico Bueno-Bonito-Barato, pero debes entender que esas variables casi nunca trabajan juntas y que es momento de aceptar que no obtendrás específicamente el ideal que sólo existe en tu cabeza.

Por suerte hay varias acciones que puedes realizar para afinar tus criterios al momento de la selección. Lo primero es informarte de cuáles son las empresas o servicios que existen en el mercado y analizar las ofertas en extenso. Para sacar el mejor provecho de esto, también es aconsejable que tengas en claro cuáles son tus prioridades según la naturaleza de tu emprendimiento o empresa.

En cuanto tengas resuelto qué es lo que buscas, podrás compararlos con las ofertas del mercado. Recuerda también que los costos de los servicios, están asociados a los diferentes tamaños de las empresas y que es aconsejable comparar que es lo que te están ofreciendo por ese precio de modo que no caigas en el error de contratar un servicio sólo porque es costoso.

Otro punto a considerar es que no sólo debes fijarte en los aspectos técnicos del servicio, como los soportes digitales o el respaldo de la plataforma, sino que además debes considerar aspectos como sus tiempos de respuesta o que tipo de asistencia prestan.

LEE: ¿Qué es la Facturación Electrónica?

2. Conoce lo que estás pagando

Una vez que hayas encontrado al proveedor de facturación electrónica que más te acomode, es momento de analizar en detalle cuáles son las características del plan que te ofrecen, dado que lo ideal es optimizar la inversión, pagando justo lo que necesitas sin dejarse llevar por servicios que podrían estar pensados para otras empresas diferentes en tamaño, rubro, o incluso ubicación geográfica.

Un punto de partida para conocer el servicio que nos ofrecen, es el respaldo digital que va a otorgarle la estructura al servicio, es decir, cómo y qué características tiene el sitio web (si no manejas los conceptos técnicos, es buena idea consultar con algún amigo programador para que te explique los detalles importantes).

Otra característica a analizar del servicio, es la plataforma sobre la cual trabajará con tus Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), la que debe ser amigable, simple y rápida para agilizar los procesos. Lo que actualmente es definido por desarrolladores de sitios web como “usabilidad”, que dicho en corto, son las características del diseño del sitio, que ayudan a navegar y trabajar con menús claros y procesos cómodos.

Más factores a considerar, igual de importantes que el mismo sitio, son las características que componen al resto del servicio o que podríamos denominar Off-line y que están asociadas a sus tiempos de respuesta y la presencia del servicio desde que lo contratas.

Cuál es la disponibilidad de sus horarios, qué medios de contacto ofrecen o qué tan rápido pueden dar una solución, es sólo el comienzo, ya que la gran diferencia es la preocupación por el éxito de tu negocio, lo que se ve reflejado en otras prestaciones como asistencia para una migración automática o asesorías tributarias.

3. Contrata un servicio, pero busca un partner

Si bien la relación entre proveedores y empresas, es de carácter comercial, esto no implica que muchos servicios busquen dar un paso en la diferenciación entregando dentro de sus planes, prestaciones que buscan facilitar completamente el proceso.

Sin caer en la auto-referencia, te recomendamos revisar algunos ejemplos incluidos en nuestro plan, como la asistencia completa que ofrecemos para una migración casi automática, la asesoría tributaria que busca orientar y ayudar sobre el cumplimiento tributario de nuestros clientes.

O nuestra garantía Satisfacción Garantizada que asegura que puedes recuperar la totalidad de tu inversión si el servicio no era lo que esperabas. Recuerda que pagar por un servicio significa mucho más que un contrato de obligaciones en las dos partes y que siempre es bueno poder contar con un partner cercano que te ayudará sin importar tus dudas, inquietudes o requerimientos.

4. Sistema sencillo de implementar y usar

Es muy probable que el sistema de facturación electrónica, sea lo último de tu lista de prioridades diarias, lo que está bien, considerando la gran cantidad de situaciones que deben resolverse dentro de un emprendimiento o empresa.

Por lo mismo es necesario que esa responsabilidad la puedas descansar en la seguridad de tener un sistema sencillo. ¿A qué nos referimos cuando hablamos de sencillo? A que no debas disponer de ningún otro recurso para el correcto uso del servicio.

Idealmente que desde su implementación, no debas instalar softwares extras, descargar programas o contratar administradores para un servicio que puede manejarse completamente on-line.

Considera también un punto ya descrito más arriba y que hace referencia a la usabilidad de la plataforma y que como mencionamos, no es sólo un simple tema de estética, sino que es la funcionalidad del diseño lo que ayudará a facilitar y acortar los procesos de administración de tus DTE.

Menos clics en las etapas y más automatización en procesos masivos como acuses o verificación de productos, al final del día se traduce en simpleza y tiempo para ocuparte de lo que estimes conveniente.

5. Personalización completa

Cuando hayas descubierto cuál es el proveedor correcto y cuál es plan que más se acomoda a tus requerimientos, lo último pero no menos importante que debes tener en cuenta, es la personalización a todo nivel. Actualmente existen proveedores que permiten la creación de planes por parte de sus usuarios, otros permiten modificar cambios en sus servicios y en sus plataformas.

En nuestro caso, implementamos la posibilidad de aplicar cambios en la estructura final de las facturas, para que puedas extender tu imagen de marca incluso a la papelería tributaria. Si bien este no es un elemento definitivo en la decisión final, es un claro ejemplo de que cuando la base del servicio está construido de forma sólida, se generan espacios en lo que se permite la personalización, la creatividad y la diferenciación.

Finalmente, después de haber revisado estos puntos, tenemos una invitación clara a descubrir un espectro más amplio de los proveedores, a investigar y comparar más. Es un proceso más largo, pero que a futuro todo ese tiempo invertido, se traducirá en una inversión estratégica acorde a tus necesidades y requerimientos.

¿Conoces o sabes de más características a considerar al momento de contratar un servicio? ¡Anímate en OpenFactura tenemos lo que buscas!