De seguro, te ha pasado que al efectuar una factura electrónica cometes algún error, sea por una mala digitación o por el ingreso de información incorrecta. ¡No debes preocuparte! lo cierto es que esto puede ser bastante común. Sin embargo, lo importante es saber que generar otra factura o boleta para así eliminar a la anterior no es correcto, de hecho esta prohibido.
La razón de ello, deviene a que al hacerlo estarías generando un desorden contable lo que al final del día te traerá problemas fiscales. De acuerdo con la ley, existe un procedimiento para estos casos y el mismo consiste en generar una nota de crédito.
Los pasos para anular una factura electrónica no son tan difíciles como quizás piensas, la verdad es que en un software de facturación electrónica privado debería tomarte apenas unos cuantos segundos para hacerlo, es bajo este concepto que los expertos sugieren apostar por ellos, pues hacen más sencillo tu trabajo.
¿Qué es una nota de crédito?
Se entiende por nota de crédito a un Documento Tributario Electrónico (DTE) que es utilizado justamente con la finalidad de modificar o anular una factura electrónica que posee ciertos errores en sí mismos, a manera de no afectar el registro contable de la compañía.
Para poder anular una factura lo ideal sería conversar con el cliente con el fin de determinar los parámetros que regirán la nota de crédito a crear.
¿Cómo emitir una nota de crédito?
Tanto si apuestas por el sistema que te ofrece el SII, como por uno privado; todo software de facturación electrónica debería ayudarte a resolver este tipo de problemas, es decir, tiene que darte la opción de crear una nota de crédito.
Ahora bien, es importante resaltar que el sistema Mipyme del SII sólo te permite anular los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) correspondientes al período anterior. Esto te obliga como usuario a estar muy al pendiente de las facturas que tengas por anular o modificar justo antes del cierre de cada período, de lo contrario el sistema te hará el proceso un poco más engorroso y deberás considerar otros pasos a seguir.
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Ahora bien, si decides optar por un sistema privado, cada uno de ellos mantiene una serie de pasos a seguir, sea que realices una factura electrónica o una nota de crédito. En este sentido, expertos recomiendan apostar por uno sencillo, que intente simplificar el proceso y no que se traduzca en todo un entramado de pasos que lejos de solucionarte el problema, te lo empeore.
Una excelente opción es OpenFactura, pues al momento de anular una factura electrónica sólo debes ingresar a ella y presionar el botón anular; de este modo, te creará de manera automática una nota de crédito con casi todos los datos completados, sólo tendrás que llenar algunos pocos.
Un sistema ideal es aquel que no genera incoherencia alguna a nivel fiscal y para ello, cada nota de crédito deberá contener un campo en el que se indique la anulación de una factura (se debe señalar el número de la factura original), los importes y las cantidades deben ir en cifras negativas.
Por otra parte, es importante asignar un número consecutivo a la serie; no debes preocuparte por esto con OpenFactura.
Una vez emitida la nota de crédito el contribuyente deberá archivarla junto a la factura o boleta anulada/modificada, para así enviar una copia firmada al SII y poder realizar la respectiva declaración. Se le recomienda además, enviar una copia al cliente, de manera que este conserve la constancia de que hubo una modificación en la primera factura o en su defecto que fue anulada.
Como podrás notar anular una factura electrónica puede ser realmente sencillo si cuentas con un sistema que así te lo garantice. Y si se trata de sencillez y eficiencia OpenFactura es la opción ideal para ti, pues en Haulmer te presentamos una plataforma competitiva, que se ajusta a tus necesidad y en donde podrás emitir con facilidad tus notas de crédito y tus facturas electrónicas.
